Offre d’emploi: Comptable Fournisseur et chargé(e) de projet

Date de recrutement octobre 2018:

Placé sous l’autorité du Directeur Administratif et Financier au sein de la cellule comptabilité.

Missions générales

Missions spécifiques

Participation active à l’arrêté des comptes (circularisations « fournisseurs ») ;
Suivi des dépenses de projet en relation avec le porteur du projet et le DAF;
Assiste le Responsable de la Cellule Comptabilité dans l’élaboration de ses missions spécifiques (bilan, reporting, prestations réciproques, fichier de commande EDA, …) ;
Prise en charge des missions confiées par le DAF dans le domaine de compétence.

Activités Générales

Gestion des fournisseurs :

Référent fournisseurs, suivi des comptes fournisseurs (saisies de factures, lettrage, écritures de régularisation, correspondances, relances) ;
Règlement fournisseurs, classement, archivage factures ;
Circularisations et contrôle des comptes fournisseurs et élaboration des données pour bilan annuel et semestriel ;
Création des fournisseurs dans la comptabilité et dans l’application Gibus, rapprochement (bon de commande, facture et attestation de service fait), rédaction des bons de régularisation ou de désengagement ou de sur-engagement ;
Calcul et saisie des charges constatées d’avance, factures non parvenues ;
Révision des comptes et régularisation lors du bilan annuel et semestriel ;

Tableaux de bord d’activité :

Mettre en œuvre et tenir les tableaux de bord périodiques et les indicateurs de pilotage souhaités par le DAF et le responsable de la cellule Comptabilité :
suivi des bons de commande,
suivi des factures de l’Institut Pasteur de Paris.

Participation aux activités d’animation du contrôle interne sous couvert du DAF

Suivi comptable des projets en relation avec le porteur du projet et le DAF :

Création des dossiers pour les nouveaux projets : initialisation du fichier Excel de suivi du projet et de celui des subventions, numérisation des documents et classement des pièces justificatives et documents associés de suivi au sein de répertoires ;
Mise à jour régulière des tableaux Excel de suivi des projets, remontée des projets ;
Liaisons avec les responsables de projets et des interlocuteurs internes et externes pour le suivi et la remontée des projets
Suivi des frais généraux pour les projets FEDER pour le calcul des frais de structure
Calcul des frais de structure :
pour chaque projet, calcul des frais de structure (fin de l’année, du projet, ou lors de la remontée, cf. convention)
création de la facture Interne des frais de structure
création du Bon de Commande dans Gibus
saisie de l’écriture des frais de structure en comptabilité
suivi des frais de structure dans un classeur dédié aux frais de structure.

Activités spécifiques

- Circularisation périodique des comptes fournisseurs ;

- Remontée des dépenses de projet en collaboration avec le DAF

Personne à contacter:

Mme Carole PAWILOWSKI (Assistante du Directeur):